Vergabeunterlagen
- C2C in den Vergabeunterlagen
- Qualität definieren
- Hilfreiche Rahmenbedingungen
Neben der Wahl der Verfahrensart können C2C-Kriterien in den Vergabeunterlagen an folgenden Stellen berücksichtigt werden: In der Leistungsbeschreibung, den Eignungskriterien, den Zuschlagskriterien und den besonderen Ausführungsbedingungen. Für die vier Möglichkeiten sind hier jeweils Formulierungen für C2C-Beispielkriterien zu finden.
Die in Bedarfsanalyse und Marktrecherche gesammelten Informationen werden in diesem Prozessschritt als konkrete Kriterien formuliert, die für Bietende z. B. durch Labels, Zertifizierung oder Eigenerklärungen nachweisbar sind. Wenn ein C2C-Kriterium von mehreren Unternehmen am Markt erfüllt werden kann, kann es als Mindestkriterium in die Leistungsbeschreibung aufgenommen werden. Ansonsten kann man dieses Kriterium als Zuschlagskriterium festlegen.
QUALITÄT DEFINIEREN
Nach dem Cradle to Cradle-Ansatz sollte das Ziel sein, Qualität zu definieren und positive Mehrwerte zu schaffen statt lediglich schädliche Bestandteile und Auswirkungen zu reduzieren. Im Rahmen der Formulierung von Vergabekriterien sollte daher darauf geachtet werden, nicht ausschließlich Formulierungen wie “das Produkt ist frei von…” zu verwenden, sondern auch gewünschte positive Mehrwerte so umfassend wie möglich zu definieren. Beispiele für solche positiven Mehrwerte können z. B. sein: der kreislauffähige Teppich, der Feinstaub bindet; der modulare und ergonomische Stuhl, der die Körperhaltung fördert; das gesunde und zirkuläre Gebäude, das mehr Energie produziert, als es verbraucht und Biodiversität steigert; die kompostierbare Verpackung, die bei der Kompostierung zum Bodenaufbau beiträgt; oder das biologisch abbaubare T-Shirt, das für Haut- und Umweltkontakt designt ist.
Folgende Rahmenbedingungen können für die Erstellung der Vergabeunterlagen hilfreich sein:
- Standardisierung der Vergabeunterlagen
Eine Standardisierung erleichtert Bietenden den Zugang zur Ausschreibung. Da eine Ausrichtung nach dem C2C-Konzept im Kontext der öffentlichen Beschaffung meist noch unbekannt ist, ist ein übersichtlicher und einheitlicher Aufbau inkl. Erklärungen und Hintergrundinformationen hilfreich, um potentielle Bietende nicht abzuschrecken.
BEISPIELAUFBAU VON AUSSCHREIBUNGSUNTERLAGEN
- Ziel der Ausschreibung / Warum möchte die Kommune nach C2C ausschreiben?
- Definition des Vertragsgegenstandes
- Vertragsmodalitäten (z. B: Dauer, Preisnachlässe, Skonti, Verfahrensart, Form der Angebote etc.)
- Eignung der Bietenden
- Leistungsbeschreibung & Mindestanforderungen
- Zuschlagskriterien
- Auftragsausführungsbedingungen
- Wertung der Angebote / Bewertungsmatrix
- Fristen
- Checkliste –Was ist einzureichen?
- Anlagen z. B. Fragebögen für Bietende, Eigenerklärungsvorlagen
- Elektronische Vergabe-Tools
E-Vergabe, wie etwa ein digitaler Einkaufskatalog, können nicht nur die Standardisierung vereinfachen. Sie ermöglichen beispielsweise auch die bevorzugte Darstellung bzw. ein Filtern von sozial-ökologischen, zirkulären oder C2C-Produkten. Die Freie Hansestadt Bremen führt beispielsweise einen solchen digitalen Einkaufskatalog, bei dem über die Suchfunktion unter anderem auch nach Cradle to Cradle-Produkten recherchiert werden kann.
- Cradle to Cradle schon in der Bekanntmachung erwähnen:
Um C2C-erfahrene Unternehmen auf die Ausschreibung aufmerksam zu machen, kann es hilfreich sein explizit den Begriff “Cradle to Cradle” oder die gewünschten Unterkriterien im Titel, im Bekanntmachungstext oder in der Beschreibung der Ausschreibung oder im Betreff (beispielsweise bei Verhandlungsverfahren/freihändigen Verfahren) aufzunehmen. Beispiele dafür sind: “Cradle to Cradle-zertifizierte Bürostühle” oder “faire, gesunde und kreislauffähige Arbeitskleidung”.
An welchen Stellen können C2C-Kriterien in den Vergabeunterlagen festgelegt werden?
Hier sollte zwischen dem größten erwarteten sozial-ökologischen Impact und der Gewährleistung ausreichender Angebote abgewogen werden.
Mit den Eignungskriterien werden bietende Unternehmen ausgeschlossen, welche die gewünschten Eigenschaften nicht erfüllen können.
Werden C2C-Aspekte als Mindestkriterien der Leistungsbeschreibung formuliert, werden nur solche Angebote berücksichtigt, welche die geforderten Kriterien erfüllen.
Werden C2C-Aspekte als Zuschlagskriterien festgelegt, werden Angebote bevorzugt bewertet, die diese erfüllen. Anders als bei den Mindest- oder Eignungskriterien können jedoch auch Angebote im Rahmen des Vergabeverfahrens berücksichtigt werden, die diese Kriterien nicht oder nur teilweise erfüllen. So kann bei wiederholender Ausschreibung mit solchen Zuschlagskriterien ein Anreiz für bietende Unternehmen geschaffen werden, interne Transformationsprozesse in Richtung C2C anzustoßen.
Bei einer Festlegung als Auftragsausführungsbedingung kann dem Unternehmen, das den Zuschlag erhält, die Möglichkeit gegeben werden, in einem festgelegten Zeitraum diese Aspekte zu erfüllen.
Beispiel:
- Wird die Erfüllung bestimmter Sozialstandards in der Produktion als Mindestanforderung festgelegt, werden alle Angebote ausgeschlossen, die diese Anforderungen nicht erfüllen.
- Dieselben Standards können jedoch auch als Auftragsausführungsbedingungen so definiert werden, dass das bezuschlagte Unternehmen die Kriterien noch nicht bei Auftragsvergabe vorweisen muss, aber innerhalb eines festgelegten Zeitraums bestimmte Nachweise zur Prozessverbesserung in Bezug auf die Standards erbringen muss.
