Bewertung der Angebote & Erteilung des Zuschlags
- Bewertungsmatrix
- Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots
Zur transparenten Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots ist die Erstellung einer Bewertungsmatrix ein hilfreiches Instrument.
Die Bewertungsmatrix stellt ein Grundgerüst für die Zuschlagserteilung dar. In ihr wird ausführlich aufgeschlüsselt, nach welchen Kriterien bzw. auf Grundlage welcher Berechnung die Bewertung der Angebote erfolgt.
Nach Vergaberecht muss das wirtschaftlichste Angebot ausgewählt werden, also das beste Preis-Leistungsverhältnis. Dies umfasst neben den Kosten (idealerweise Lebenszykluskosten (LZK)) auch die funktionale Qualität sowie umwelt- und sozialbezogene Aspekte.
Für die Matrix muss zunächst festgelegt werden, mit welcher Gewichtung die Kosten sowie weitere Zuschlagskriterien, wie Qualität und C2C, in die Wertung mit einfließen. Bei der nachhaltigen Beschaffung der Stadt Ludwigsburg müssen beispielsweise Nachhaltigkeitskriterien nach dem C2C-Konzept mit mindestens 20 % in die Wertung einfließen.
Eine Gewichtung nach C2C könnte also beispielsweise so aussehen:
Kriterium | Gewichtung in % |
Kosten (idealerweise LZK) | 45 % |
C2C (ökologische, soziale, zirkuläre Kriterien) | 25 % |
Qualität (funktionale Kriterien; z. B. durch Mustertestung) | 30 % |
Gesamt | 100 % |
Gibt es Unterkriterien zu den Zuschlagskriterien, sollte für jedes Unterkriterium eine maximal erreichbare Punktzahl festgelegt werden. Gibt es für “Nachhaltigkeit (C2C)” beispielsweise 100 Punkte, können für die Kriterien “Kreislauffähigkeit”, “Materialgesundheit”, “Soziale Fairness”, “Saubere Energie & Klimaschutz” sowie “Sauberes Wasser & gesunder Boden” entsprechend der gewünschten Gewichtung maximal erreichbare Punkte festgelegt werden.
Die Punktegewichtung sollte sich idealerweise an den besonders kritischen Aspekten der Produktgruppe orientieren. Bei Textilien sollten beispielsweise Sozialstandards hoch gewichtet sein, da textile Produkte oft unter Menschenrechtsverletzungen in Ländern des Globalen Südens produziert werden. Bei Reinigungsmitteln sollte der Einfluss auf Ökosysteme bzw. die biologische Abbaubarkeit hoch gewichtet werden, da die Inhaltsstoffe über das Abwasser in die Meere gelangen.
Checkliste zur Gewichtung von C2C-Zuschlagskriterien:
- Welche C2C-Unterkriterien sind im Kontext der Beschaffungsleistung besonders kritisch bzw. wichtig, wenn man Wertschöpfungskette und Lebenszyklus betrachtet?
- Lassen sich für die C2C-Kriterien (z. B. Kreislauffähigkeit oder soziale Fairness) weitere Unterkriterien definieren?
- Wie viele Zuschlagskriterien sollten maximal in die Wertung einfließen, damit die einzelnen Kriterien noch entsprechend Gewicht haben?
- Wie sollen die Zuschlagskriterien zueinander gewichtet sein, um das beste Verhältnis zwischen Preis, Leistung und Nachhaltigkeit zu erlangen?
Die Bewertungsmatrix inklusive der Angaben zur Gewichtung muss transparent mit den Vergabeunterlagen veröffentlicht werden, damit die bietenden Unternehmen im Vorfeld wissen, auf welcher Grundlage ihre Angebote gewertet werden.
Nach Angebotsabgabe können die einzelnen Aspekte der jeweiligen Angebote in die Bewertungsmatrix eingetragen werden.
Für die Betrachtung der Kosten sollten statt des Anschaffungspreises die Lebenszykluskosten betrachtet werden.
Das Angebot mit den günstigsten Kosten dient als Referenzwert für die weiteren Angebote.
Bei einer Gesamtpunktzahl von 100 Punkten berechnen sich die Punkte für die Kosten wie folgt:
Punkte (“Kosten”) = (niedrigste angebotene Kosten * 100) / Kosten des aktuellen Angebots
(Die errechneten Punktzahlen werden auf ganze Zahlen gerundet.)
Die folgende Tabelle (Tabelle 4) zeigt angelehnt an ein Praxisbeispiel der Stadt Ludwigsburg, wie eine Bewertungsmatrix beispielhaft aufgebaut sein kann und das wirtschaftlichste Angebot ermittelt werden kann. Die Angebotssummen sind hier fiktiv.
In die Bewertungsmatrix können auch weitere Zuschlagskriterien einfließen. In diesem Fall muss die Gewichtung der einzelnen Kriterien angepasst werden. Genauso kann ein Zuschlagskriterium mehrere Unterkriterien haben. Auch in diesem Fall muss die Bewertung der einzelnen Unterkriterien angepasst werden. Das Angebot mit der höchsten Punktzahl erhält den Zuschlag.
